Visning av Outlook-kontakter genom grupp

Visa Outlook-kontakter av grupp - dummies

Kontakt listor kan bli ganska långt efter ett tag Du kan enkelt samla några tusen kontakter om några år. Att sortera en lista som innebär att om du letar efter saker som börjar med bokstaven M, måste du gå ungefär tre fot under undersidan av skärmen för att hitta den kontakten, oavsett vad du gör.

Grupper är svaret (nej, du behöver inte registrera dig för Outlook Anonym). Outlook erbjuder dig redan flera fördefinierade listor som använder gruppering.

Du kan använda flera olika visningar i Outlook:

  • Sorterad lista: Denna uppfattning är som ett däck av spelkort som anges i numerisk ordning, börjar med deuces, sedan tre, sedan fyren, och så vidare upp genom bildkorten.
  • Gruppad bild: Den här uppfattningen är att se korten ordnade med alla hjärtan i en rad, då alla spader, sedan diamanterna och sedan klubbarna.
  • Andra visningar: Outlook har också flera andra visningstyper som inte är tillämpliga på kontakter, till exempel tidslinje och adresskort.

Det kan hända att du samlar objekt av liknande slag i grupper som är praktiska för uppgifter som att hitta alla personer på din lista som arbetar för ett visst företag när du vill skicka grattis till ett nytt företag. Eftersom Outlook-användare hittar gruppering av företag så ofta användbar, visas visningen av företag som en fördefinierad vy i Outlook.

Följ anvisningarna nedan för att använda visningen Företag:

1. Klicka på knappen Kontakter i navigeringsfönstret.

Modulen Kontakter öppnas med dess aktuella visning som visas.

2. Välj visning av företag från listan i navigeringsfönstret.

Varje grå stapel märkt Company: (företagsnamn) har en liten låda till vänster med ett plus- eller minustecken på den. Klicka på ett plustecken för att se ytterligare namn under företagets rubrik; ett minustecken indikerar att inga fler poster är tillgängliga.

3. Klicka på plusikonen för att se poster för företaget som anges i den grå fältet.

Denna gruppering sak blir väldigt praktisk om du tilldelar kategorier till dina kontakter när du skapar objekt. Om du är smart om hur du använder och lägger till kategorier som passar det arbete du gör kan du hitta gruppering per kategori en enorm tidsbesparing.

Om de fördefinierade gruppvisningarna inte uppfyller dina behov kan du gruppera objekt enligt nästan vad som helst du vill, förutsatt att du har angett data.

Så här ser du kategorikvyn, följ dessa steg:

1. Klicka på knappen Kontakter i navigeringsfönstret.

Visningen Kontakter visas.

2. Välj Visa kategori från listan i navigeringsfönstret.

Varje grå streck har en ikon på vänster sida med plus eller minus, följt av Kategori: (namn på kategori). En minus indikerar att inga poster är dolda under den kategorin rubrik; ett plus betyder att fler poster är tillgängliga.

3. Klicka på en plusteckenikon för att se fler poster för kategorin som anges på den grå fältet.

Gruppering är ett bra sätt att hantera alla Outlook-objekt, särskilt kontakter. När du har tagit hand om att använda grupper kan du spara mycket tid när du försöker hitta saker.