Automatiskt uppdatera din tidskrift i Outlook 2000

Automatiskt uppdatera din journal i Outlook 2000 - dummies

Stardate 2001: På Star Trek, rymdskeppets kapten Enterprise gör trovärdigt dagliga poster i kaptenens logg. Kaptenen registrerar information om planeterna besättningen har utforskat, de utlänningar de har kämpat och de bisarra fenomen som de har observerat i djupt utrymme, där ingen har gått förr!

Nu är det din tur. Precis som kaptenen på Enterprise, kan du registrera dina dagliga interaktioner med konstiga varelser i bisarra miljöer under stressiga omständigheter, även om de konstiga varelserna är alla på ditt eget kontor. Outlook Journal är din kapten logg.

Galaxens höga muckity-mucks använder utan tvekan kaptenens logg för oerhört viktiga saker, men din Journal tjänar dig mer direkt. Ibland kan du inte komma ihåg vad du kallade dokumentet eller där du lagrade det, men du kommer inte ihåg när du skapade eller mottog objektet. I det här fallet kan du gå till tidskriften och kontrollera datumet när du kommer ihåg att hantera objektet och hitta vad du behöver veta.

För att få bra användning från tidskriften behöver du använda den. Du kan ställa in Outlook för att göra journalposter för nästan allt du gör, eller du kan stänga av journalen helt och inte göra några inmatningar till den. Om du inte lägger något i tidskriften får du ingenting ut.

Vad är det enklaste sättet att göra poster i tidningen? Göra ingenting. Journal uppdaterar automatiskt alla dokument du skapar, redigerar eller skriver ut i alla Office 2000-program. Journalen spårar också automatiskt e-postmeddelanden, mötesförfrågningar och svar och uppgiftsförfrågningar och svar. I framtiden kan andra program än Microsoft Office-paketet ha möjlighet att göra poster i tidskriften, men just nu är den funktionen begränsad till Office 2000-program.

Det finns en fångst: Du måste meddela Outlook att du vill att automatisk journalinspelning ska sättas på. Lyckligtvis, om du inte har aktiverat journalens automatiska inspelningsfunktion, frågar Outlook 2000 om du vill aktivera funktionen varje gång du klickar på ikonen Journalen.

Gör så här för att aktivera journals automatiska inspelningsfunktion:

1. Välj Verktygs-> Alternativ.

Dialogrutan Alternativ visas.

2. Klicka på knappen Tidskriftsalternativ.

Dialogrutan Tidningsalternativ visas (med bildrutor) för alla typer av aktiviteter som du kan spela in automatiskt och namnen på alla personer för vilka du automatiskt kan spela in transaktioner, till exempel e-post.

Figur 1: Dialogrutan Tidningsalternativ.

3. Klicka för att placera en kryssrutan i kryssrutan för de objekt och filer du vill spela in automatiskt och för de kontakter som du vill ha informationen om.

Listan över personer i rutan För dessa kontakter är samma som listan över personer i din kontaktlista. Du kan manuellt skapa journalposter för personer som inte finns i din kontaktlista.

När du lägger till namn i din kontaktlista i kontaktmodulen är de inte angivna för automatisk inspelning i tidskriften. Du måste antingen kolla namnet i dialogrutan Tidningsalternativ eller öppna Kontakt-posten, klicka på fliken Journal och markera automatiskt Spela in journaluppgifter för dessa kontakter.

4. Klicka på OK.

Tidningen registrerar automatiskt de objekt och filer du valt för kontakterna du namngav.